Contabilidad: Informacion para la toma de decisiones

Información Contable: Un medio para lograr un fin.

El objetivo principal de la contabilidad es proporcionar información útil en la toma de decisiones.

La contabilidad no es un fin sino mas bien un medio para lograr un fin.

La contabilidad es conocida como el lenguaje del negocio porque es utilizada para describir todo tipo de actividad de negocios. La contabilidad une a quienes toman decisiones con las actividades económicas y con los resultados de sus decisiones.

La contabilidad desde la perspectiva del usuario

Sin darse cuenta mucha gente utiliza la información contable. Esta es simplemente el medio por el cual se miden y se dan a conocer las cuentas económicas. Cuando usted gerencie un negocio, realce inversiones o haga seguimiento a la forma como recibe y utiliza su dinero, usted esta trabajando con conceptos de contabilidad y con información contable.

Contabilidad fácil para todos

Todo comienza por registrar de forma conveniente todos los movimientos que tiene nuestra empresa. Para ello disponemos de dos instrumentos básicos, el Libro Diario y el Libro Mayor. En el primero de ellos se anotan las operaciones realizadas por la empresa en el día a día. En el libro Mayor se anotan las cuentas en las que se anoten el debe y el haber, sus importes, el número de asiento y la fecha en la que se producen.

Para realizar una anotación en el libro diario debemos analizar la operación para saber a qué cuenta cargarla, después se anota la fecha de la transacción, el nombre de la cuenta en la que se carga, el importe del débito en la columna de la izquierda y el importe del crédito en la de la derecha. Gracias a ello, tenemos un registro cronológico que facilitará descubrir errores.

Pero si tenemos la opción de automatizar determinados procesos, todo este control, que puede parecer muy tedioso, se alivia mucho. Podemos configurar nuestro sistema contable para predefinir asientos, de manera que sin introducir ni siquiera todos los datos se insertan subcuentas, conceptos, etc. Esto es muy útil cuando recibimos facturas periódicas o casi periódicas. Además se pueden automatizar informes, definir alarmas para que avise si tenemos descubiertos o para determinados límites de crédito, etc.

La toma de decisiones con la información contable

Con la información que nos proporcionan los datos que vamos registrando podemos ver la contabilidad desde diferentes planos:

• La contabilidad financiera nos permite saber de forma fehaciente la situación y composición del patrimonio de nuestra empresa, así podemos controlar su evolución con un registro de datos ordenado. Toda esta información se resume en las cuentas anuales
• La contabilidad analítica se dedica a captar, medir, registrar, valorar y controlar la circulación interna de los valores de una empresa. De esta forma podemos decidir nuestra política de producción, ventas, precios, etc.
• La contabilidad fiscal nos ayudará a efectuar las liquidaciones de impuestos de forma periódica de nuestra empresa y cumplir con nuestra obligaciones fiscales.
• La contabilidad presupuestaria registrar, clasificar y resumir las operaciones relativas al presupuesto de nuestra empresa con la finalidad de ejecutar el presupuesto aprobado y cumplir con las metas y objetivos fijados en su plan operativo
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Otros conceptos contables que debemos conocer

Pero también tenemos que tener en cuentas otros conceptos como la gestión de la tesorería, y toda la gestión de pagos, cobros, la gestión de los excedentes y necesidades financieras a corto plazo o el control y gestión de las condiciones bancarias, básicas para planificar el control y liquidez de la empresa.

La gestión del inmovilizado, como maquinaria, aplicaciones, equipos informáticos, oficinas, patentes, etc. donde tenemos que tener clara la premisa de que el valor de un bien inmovilizado evoluciona con el tiempo.

Por último, toda nuestra contabilidad debe resumirse en las cuentas anuales, que deben contener los siguientes elementos: el balance, la cuenta de perdidas y ganancias, el estado de cambios del patrimonio neto (ECPN), el estado de flujos de efectivo (EFE) y la memoria. Todos estos documentos son una unidad en si misma que se debe presentar en el Registro mercantil, pero que podremos hacerlo telemáticamente.

Aspectos a tener en cuenta en relación con la información contable

Ciertos aspectos deberían ser tenidos especialmente en cuenta por las empresas en relación a su información contable, a efectos de que se convierta en una herramienta verdaderamente útil para el gerenciamiento del negocio. Entre los aspectos más importantes se podrían mencionar a los siguientes:

• Convicción y fuerte compromiso de la dirección sobre la imperiosa necesidad de contar con un buen sistema de información contable, útil para la toma de decisiones y no como un mero elemento para medir hechos pasados.
• El sistema de información contable debería ser utilizado como una única fuente de la cual pueda extraerse información para uso interno (información de gestión) y para uso externo (estados contables). No debe haber un esquema en el cual coexista información contable para preparar los balances, y por otro lado, extracontable para la gestión, que además finalmente no coincidan entre sí y de las que no se tenga certeza cuál es la buena y cuál es la mala. En el caso de que existieran diferencias entre ambas “contabilidades”, únicamente debe tratarse de ajustes claramente identificados y que respondan a criterios tanto de medición como de exposición que a los fines de una correcta gestión permitan una mejor lectura de la información para sus usuarios.
• A efectos de lograr una única fuente de información, el sistema de información contable debe ser actualizado en tiempo (con cierres periódicos) y forma (de acuerdo con normas contables vigentes). Esto se logra con una adecuada estructura administrativo-contable e implementando controles internos que aseguren la confiabilidad de la información.
• La dirección de la sociedad tiene la responsabilidad de implementar un sistema de control interno que asegure que el sistema de información contable funcione por sí mismo y no dependa exclusivamente de la idoneidad o la responsabilidad de las personas que lo administran.
• Asimismo, se deberían implementar controles de monitoreo que permitan a la dirección o la gerencia detectar rápidamente errores en las aplicaciones o los controles generales del sistema o problemas con en los sistemas contables de soporte.
• En lo posible, deberían crearse estructuras administrativo-contables con un alto grado de profesionalización, que apoyadas en sistemas informáticos adecuados puedan cumplimentar en forma eficiente con los requerimientos de información externos e internos.

Beneficios de la contabilidad

La contabilidad no sólo se encarga de la recopilación y registro de información en forma histórica, exacta y fiel, sino también de su interpretación a través de los estados financieros, del balance, del estado de resultados, del estado de flujo de efectivo, etc. Es decir, permite no sólo ver cómo marcha un negocio o empresa, sino también analizar si se está generando suficiente utilidad, conocer los medios por donde  ingresa y egresa el dinero, los montos por deudas y cobranzas y sus plazos de pago o cobro correspondientes, a cuánto ascienden las ganancias y cuánto más se podría ganar, e inclusive saber cuánto vale actualmente un negocio y cuanto podría valer, entre otras variables. Como puede observarse, mediante el análisis de los estados contables puede arribarse a una vasta cantidad de conclusiones, las cuales dependerán su mayor o menor calidad en función del grado de capacidad técnica y experiencia que posea el lector. A continuación se propone una secuencia de pasos a la hora de abordar un análisis efectivo de los estados contables:

• Clarificar el objeto del análisis: El lector del balance tiene que definir cuál es el propósito que persigue en su análisis. Posicionarse como proveedor o prestamista es evidentemente diferente a ubicarse como posible inversor. La gama de posibilidades es relativamente amplia.
• Leer detenidamente el documento completo: En primer lugar debería realizarse una lectura detallada de la memoria a los estados contables, continuar con el informe del auditor y finalmente leer las notas y concluir con los anexos. A partir de esto podríamos obtener, entre otra, información relacionada con el objeto social, existencia de empresas subsidiarias o relacionadas, mercados en que actúa, normas y prácticas contables utilizadas, existencia de contingencias tanto activas como pasivas con su grado de incertidumbre, estructura del resultado (resultados ordinarios o extraordinarios), etc.
• Ayudarse mediante la utilización de relaciones porcentuales e índices: Contar con las mismas relaciones para una serie de períodos, y no solamente para el último ejercicio, ayuda mucho a comprender la tendencia de la estructura de resultados de la empresa analizada. Desde ya que estos indicadores no proporcionan medidas exactas de situaciones existentes en la empresa y se debe evitar la tentación de pensar de que se trata de fórmulas “mágicas” que permiten diagnosticar con precisión la condición de una empresa.
• Hacer benchmarking: Carecería de sentido concluir sobre la empresa analizada sin efectuar una recorrida sobre lo que se presenta en el mercado, de ser posible con empresas de condiciones y escala similar.
• Formular conclusiones: Una vez recorrido todo el camino anterior, se necesitan experiencia, conocimientos, y una buena dosis de olfato y sentido empresario, para concluir con una tarea que, como hemos podido ver, no es únicamente mecánica más que en la recopilación de datos y cálculos.